Aangepaste versie van HR datum 01/01/2014. Deze aangepaste versie gaat in voege vanaf 01/07/2018 en dit tot vervanging door een andere versie van een latere datum.
Alle leden worden geacht op de hoogte te zijn van het intern reglement en verklaren zich door het betalen van het jaarlijks lidgeld akkoord met de inhoud ervan.
-
Art. 1 In dit huishoudelijk reglement staan volgende woorden voor:
- HR: huishoudelijk reglement
- De club: WSV De Vossen VZW
- Het bestuur: leden van de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur (DB)
- DB: Dagelijks bestuur
- Leden: de bij Aktivia geregistreerde leden van de club (de aangesloten leden).
- Art. 2 Het HR is van toepassing vanaf 1 juli 2018 en vervangt alle vorige.
- Art. 3 Wijzigingen in het HR worden aan alle leden bekendgemaakt via een bericht in ons clubblad en is consulteerbaar op onze website. Een kopie van het HR kan verkregen worden door een verzoek via email of brief te richten aan de voorzitter.
- Art. 4 Het HR kan niet in strijd zijn met de statuten. Ingeval van tegenstrijdigheden gaan de statuten voor.
- Art. 5 De leden betalen een jaarlijkse bijdrage die telkens door het bestuur wordt vastgesteld en bekendgemaakt wordt via het clubblad “het Zwervertje”.
- Art. 6 De club geeft een informatieblad uit voor haar leden, onder de naam “Het Zwervertje”. Het clubblad verschijnt in principe 4 maal per jaar, elke 3 maand. Deze frequentie kan worden aangepast door het bestuur.
- Art. 7 Het Zwervertje wordt per post toegestuurd volgens het systeem van één per gezin.
- Art. 8 Alle leden worden geacht uiterlijk 5 dagen na ontvangst van het infoblad kennis te hebben genomen van de inhoud ervan. Indien leden dit niet zouden hebben ontvangen, dienen zij met de voorzitter of secretaris contact op te nemen.
- Art. 9 De leden zijn ertoe gehouden adreswijzigingen zo snel mogelijk aan het secretariaat te melden.
- Art. 10 De leden zijn er toe gehouden wijziging van telefoon, e-mail en GSM zo snel mogelijk aan het secretariaat te melden.
- Art. 11 Hoeveel leden de Raad Van Bestuur en de leden van de algemene vergadering telt, wordt bepaald in de statuten net zoals de benoeming of ontslag van deze leden.
- Art. 12 Het bestuur vergadert telkens wanneer het nodig wordt geacht, maar ten minste 3 maal per jaar.
- Art. 13 Van elke bestuursvergadering wordt een verslag opgemaakt. Dit verslag wordt aan alle bestuursleden overgemaakt en op de eerstvolgende bestuursvergadering goedgekeurd. De verslagen worden bijgehouden in een archief door de secretaris.
- Art. 14 Het bestuur verdeelt in onderling overleg de functies van voorzitter, secretaris, penningmeester, materiaalmeester en alle andere functies die het nodig of nuttig acht.
- Art. 15 Het DB is belast met de dagelijkse leiding van de club en voert het beleid uit dat door het bestuur is bepaald.
- Art. 16 Het DB bereidt de vergaderingen voor van het bestuur, coördineert de activiteiten en voert taken uit die door het bestuur (lees Algemene vergadering) zijn opgedragen.
- Art. 17 Het DB vergadert wanneer deze het nodig acht.
-
Art. 18 Clubleden ontvangen:
- Een lidkaart van wandelfederatie die recht geeft op een korting op het inschrijvingsgeld voor georganiseerde wandelingen en op alle andere voordelen en kortingen van de wandelfederatie.
- Het clubblad “Het Zwervertje”.
- Het wandelmagazine “Gezond op Stap”.
- Extra kortingen op vertoon van hun lidkaart bij de commerciële partners van de club die via het clubblad bekendgemaakt worden.
- Een gratis wandelboekje bij hun intrede.
-
Art. 19 Clubleden kunnen:
- Gratis bij de secretaris adresklevers bekomen.
- Clubkledij bekomen aan zeer schappelijke prijs.
- De Marching bekomen aan clubprijs.
- Via het puntensysteem extra kortingen of waardebons verwerven.
- Deelnemen aan alle activiteiten van de club.
-
Art. 20 Van clubleden verwacht de club:
- Dat ze zoveel mogelijk aan wandelingen deelnemen en de wandelsport promoten.
- Dat ze zoveel mogelijk deelnemen aan de eigen clubactiviteiten.
- Dat ze zich aan het huishoudelijk reglement houden en hiermee akkoord gaan. Leden die niet akkoord gaan met dit huishoudelijk reglement, kunnen het volgende wandeljaar geen lid meer zijn van WSV De Vossen VZW.
- Dat ze zich, bij door de club ingerichte activiteiten, zich houden aan de richtlijnen van de verantwoordelijke.
-
Art. 21 Elke deelname aan een georganiseerde wandeling wordt beloond met 1 punt (=stempel).
- De registratie hiervan gebeurt via de “28 TOCHTENKAART”.
- Een volle “28 TOCHTENKAART”, 28 stempels, geeft recht op een waardebon van 5 euro mat maximum van 3 volle kaarten (3x 5 euro)
- Art. 22 De verantwoordelijkheid voor het bijhouden en laten afstempelen van de tochtenkaarten ligt volledig bij de eigenaar.
-
Art. 23 De waardebons kunnen gebruikt worden als betaalmiddel voor de door de club bepaalde activiteiten/producten mits:
- De besteding van de integrale waarde.
- Het respecteren van de vervaldag.
- Art. 24 Alle tochtenkaarten (ook al zijn dit meer dan 3) worden voor een datum die verschijnt in het clubblad afgegeven aan het bestuur voor opmaak van het jaarlijks klassement. Het bestuur maakt klassement op en bepaalt de criteria voor toekennen van de clubprijzen en huldigingen. Het uitreiken van de clubprijzen en huldigingen gebeuren op het jaarlijks clubfeest.
- Art. 25 Leden die graag gehuldigd worden door de wandelfederatie, kunnen dit melden aan de secretaris van de wandelfederatie (zie website federatie). Zij worden dan persoonlijk uitgenodigd. Voorwaarden voor huldiging zijn als lid 1000, 2000, 3000, 4000, … tochten gewandeld hebben of 20.000, 40.000, 60.000, … km gewandeld hebben.
-
Art. 26 Privacywetgeving
-
Welke categorieën van persoonlijke gegevens houdt de club bij:
- beeldmateriaal: (digitale) foto’s, filmpjes
- persoonlijke gegevens: lidnummer en clubnummer
- persoonlijke gegevens: naam
- persoonlijke gegevens: adres
- persoonlijke gegevens: telefoonnummer/GSM
- persoonlijke gegevens: e-mailadres
- persoonlijke gegevens: rijksregisternummer
- persoonlijke gegevens: nationaliteit
- persoonlijke gegevens: identiteitskaartnummer
- persoonlijke gegevens: leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats
- persoonlijke gegevens: functie binnen de club
- persoonlijke gegevens: vrijetijdsactiviteiten en interesses (hobby’s, sporten)
- persoonlijke gegevens: gevolgde opleidingen betreffende sport/wandelen (kwalificaties)
- persoonlijke gegevens: ondernemingsnummer/btw nummer
- persoonlijke gegevens: rekeningnummer
- (competitie)gegevens federatie: aansluitingsnummer, klassement
- (competitie)gegevens federatie: wedstrijd- of tochtgegevens en -resultaten
- gegevens van derden: naam, telefoonnummer, e-mailadres van de ouders
- persoonlijke gegevens: aansluitingsdatum bij de club
- competitiegegevens: aantal gewandelde tochten of km
- persoonlijke gegevens: familienieuws
- persoonlijke gegevens: relatie tot andere leden of niet leden
-
Specifiek m.b.t. beeldmateriaal:
- Algemeen beeldmateriaal wordt “niet-beeldgericht” beeldmateriaal verstaan. Algemeen beeldmateriaal bestaat uit beelden die een algemene, spontane en niet-geposeerde sfeeropname weergeven zonder daarin één persoon of enkele personen eruit te lichten. Een groepsfoto is hier een voorbeeld van. In onze club worden foto´s en filmpjes van groepsactiviteiten gemaakt die gebruikt worden om in het algemeen informatie te verstrekken over de activiteiten en de werking van de club. Deze foto´s/beelden worden publiek gemaakt via de clubwebsite, de Facebookpagina of in ons clubblad.
- Onder portretten wordt “gericht beeldmateriaal” verstaan: een beeld van een individu of een beeld waarin één persoon of enkele personen tijdens een groepsactiviteit wordt/worden uitgelicht; of wanneer voor een afbeelding geposeerd wordt.
- Deze foto´s/beelden worden publiek gemaakt via de clubwebsite, de Facebookpagina of in ons clubblad.
- Nota m.b.t. beeldmateriaal op onze website. Deze worden enkel gedeeld op het “beschermde” deel van onze website waarvoor een paswoord nodig is.
- Nota m.b.t. beeldmateriaal in ons clubblad. Dit wordt verdeeld onder leden.
- WSV De vossen VZW is in geen geval verantwoordelijk voor beeldmateriaal die door leden of andere personen worden gedeeld of verdeeld of gepubliceerd.
- Clubleden die wensen dat er geen foto´s gepubliceerd worden op de site of clubblad/facebook, worden expliciet verzocht dit te melden aan de voorzitter via een brief of e-mail.
-
Van wie houdt de club persoonsgegevens bij:
- leden
- ouders van leden
- deelnemers (leden)
- deelnemers (niet-leden)
- bestuurdersleden
- trainers
- sympathisanten, sponsors, contacten bij de (lokale) overheden of federatie
- onbezoldigd personeel (lees leden van de Algemene Vergadering en Raad van Bestuur)
- vrijwilligers
- sympathisanten
- sponsors en leveranciers
- contacten bij andere clubs
- contacten bij de federatie
- contacten bij de (lokale) overheden
-
Welke verwerkingsactiviteiten voert de club uit:
- ledenadministratie
- sportieve voorbereiding (o.a. trainingen, stages)
- deelnemen aan competities en tornooien
- activiteiten registratie: clubactiviteiten (clubfeest, reis, uitstap, …)
- promotie, PR en communicatie
- activiteiten registratie: inschrijving op tochten
- financiële administratie
-
Aan welke organisaties kan de club persoonsgegevens doorsturen:
- leden
- trainers (extern)
- sponsor (naam leden op waardebons)
- federatie
- overheid: gemeente
- overheid: Sport Vlaanderen
- verzekeraar
- partnerorganisatie
- publiek (publicatie in infoboekje/clubblad)
- op eigen website (beveiligde pagina’s door middel van paswoord) of facebook
-
Waarom houdt de club persoonsgegevens bij:
- clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. lidmaatschap
- clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. verzekering
- clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. begeleiding van leden (verlenen van psychische of materiële ondersteuning)
- clubadministratie: verwerking gegevens i.f.v. vorming van leden
- clubadministratie: leden indelen in categorieën en groepen
- clubadministratie: uitwisseling van gegevens van trainers
- clubadministratie: onderlinge uitwisseling van ledengegevens
- communicatie met leden (versturen van nieuwsbrieven, mails …)
- communicatie met deelnemers aan organisaties
- administratie deelnemers: verwerking gegevens i.f.v. deelname
- administratie deelnemers: verwerking gegevens i.f.v. verzekering
- administratie deelnemers: verwerking gegevens i.f.v. begeleiding van deelnemers (verlenen van psychische of materiële ondersteuning)
- administratie deelnemers: deelnemers indelen in categorieën en groepen
- sportieve administratie: aansluiting federatie
- sportieve administratie: deelname aan competitie federatie
- sportieve administratie: doorgeven competitieresultaten federatie
- sportieve administratie: deelname aan tornooien federatie
- sportieve administratie: doorgeven tornooiresultaten federatie
- sportieve administratie: inschrijven stages (met overnachting)
- sportieve administratie: inschrijven stages (zonder overnachting)
- sportieve administratie: organisatie recreatief sportevenement
- beheren social media – sfeerfoto´s
- beheren social media – gerichte foto´s
- beheren clubwebsite/clubblad
- bijhouden gegevens sponsors en steunende leden
- financiële administratie: verwerking gegevens i.v.m. betalingen/facturatie
-
Welke beschermingsmaatregelen treft de club m.b.t. deze gegevens:
- standaardmaatregelen
- organisatorische maatregel: enkel bestuursleden met autorisatie kunnen aan de gegevens
- organisatorische maatregel: enkel wie ingelogd is op de website kan aan de gegevens
- organisatorische maatregel: materiaal enkel op eigen site
- organisatorische maatregel: medische fiches worden niet bijgehouden maar doorgestuurd naar verzekering
- organisatorische maatregel: enkel de aangeduide clubbestuurder kan aan de gegevens
- De verantwoordelijk personen voor de privacy wetgeving zijn de voorzitter en penningmeester.
-
Welke categorieën van persoonlijke gegevens houdt de club bij:
